نظم، ترتيب و ايمني از مهم ترين پارامتر هاي دستيابي به موفقيت در سازمان ها ست. نقش نظم و ترتيب به گونه اي است كه در تمامي مدل ها واستانداردهاي مديريتي و تعالي سازماني، مدنظر قرار گرفته است. بدين منظور و با توجه به منافع ايجاد انضباط و نظم، سازمان هاي سرآمد، اقدامات جدي و مؤثري در اين رابطه به انجام رسانيده اند.

در اين راستا، مدل هاي مختلفي در خصوص ساماندهي محيط توسط سازمان ها بكار گرفته شده است ولي نظم و ترتيب نهفته در فرهنگ ژاپني ها، باعث ايجاد و توسعه مدلي براي پاكسازي، انضباط، نظافت، نگهداري و فرهنگ سازي در يك سازمان شده است. اين موارد، به عنوان يك مدل آراستگی 5S معرفی شده است.

براي دستيابي به اهداف و آرمانهاي كاري بايد در ابتدا زمينه و شرايط لازم براي دستيابي به آن را فراهم آورد. ايجاد شرايط مطلوب در محيط كار و زندگی کاری بصورت خدمت گرفتن تکنیکها و اصول 5S  (پاكيزگي، نظم و ترتيب، تميزي، استانداردسازي و نهادينه كردن) و همچنين تدوين برنامه دقيق زمانبندي شده فعاليت اجرائي ميسر مي باشد.

اين روش در ايجاد محيطي سازمان يافته، مرتب و پاكيزه، استاندارد و سامان يافته تاكيد دارد. در عين حال با توجه به تاكيد اين تكنيك بر مفاهيم بسيار

ساده و ابتدائي، درك آن بسيار آسان است ولي براي اجراي مؤثر آن همكاري و مشاركت آحاد كاركنان را مي طلبد. نظام آراستگي ضمن آموزش اصول ابتدائي كيفيت گرائي، سازمان ها را در دستيابي به بهره وري بالاتر ياري مي رساند كه اين مهم از طريق اجراي نظام مدیریت کیفیت فراگیر(TQM) تحقق مي يابد و براي اجراي اين نظام نيز بايد بستر فرهنگي لازم و مناسب را ايجاد نمود كه اولين اقدام آن اجرای اصول 5S می باشد.

تعریف 5S

عبارت 5S بر اساس حروف ابتداي پنج واژه ژاپني انتخاب شده است. در كتابها و مقالات مختلف، ترجمه هاي متعددي از5S ارائه شده است

1.     ساماندهي  : جنبش شناسايي و جداسازي اقلام غير ضروري از اقلام ضروري در سازمان

به عنوان اولين اصل در ساماندهي محيط كار شناخته مي شود و به معناي جداكردن اقلام، اوراق و اطلاعات لازم و كاربردي از غير آن و دورنمودن غير لازم ها و غير كاربردي ها از محيط كار و همچنين تعمير، تعويض يا تصحيح نواقص و معايب مي باشد.

هدف از اجراي اين مرحله، شناسايي كليه اشياء، لوازم و اطلاعاتي است كه مورد استفاده واقع نمي شوند و باعث بر هم ريختگي محيط كار هستند. اين موارد بايد دسته بندي شده و به طريقه مناسب، جمع آوري و دور ريخته شوند. با اجراي صحيح اين اصل، وسايلي را كه به آنها نياز داريم مشخص شده وچگونگي سامان دادن به آنها طي مراحل بعدي صورت مي گيرد.

آسيب شناسي اين اصل عدم موفقيت در خالي كردن به موقع قرنطينه هاي اقلام غيرضروري به علت عدم حمايت مدير ارشد و نيز عدم مشاركت كافي كاركنان و به تبع آن ايجاد ذهنيت منفي و بدبيني در كاركنان از آسيب هاي مهمي است كه در اين مرحله احتمال وقوع دارد.

2.     نظم و ترتيب: جنبش تعيين بهترين مكان براي اقلام ضروري

دومين اصل ساماندهي محيط كار است و به معناي مرتب كردن اقلام، اوراق و اطلاعات و تعيين جاي مناسب براي آنان، به نحوي كه با سرعت وسهولت قابل دسترس باشند. اين اصل سعي در تعيين يك محل مشخص و آدرس دار و گويا براي كليه اقلام ضروري و پس از آن گذاشتن اقلام درمكان تعيين شده دارد و هدف از آن مرتب كردن كليه اقلام، وسايل و لوازم ضروري و اطلاعات كامپيوتري يا كاغذي و قرار دادن آنها در مكانهاي مناسب و با شناسه هاي مربوطه است به طوريكه بتوان به آساني به آنها دسترسي داشت. با رعايت اين اصل و اجراي مناسب آن، زمان مورد نياز براي يافتن اقلام كاهش يافته و انجام كارها با سرعت و دقت زياد امكان پذير مي گردد. به عبارت ديگر، اين اصل به معني قرار دادن هرچيزي در جاي خود،

مانند قرار دادن لوازم و ملزومات در كمد، مرتب كردن فايلها در كامپيوتر مي باشد.

آسيب شناسي اين اصل عدم مشاركت و همكاري كافي كاركنان در تعيين محل هاي مناسب اقلام و نيز عدم پايبندي به قواعد تعريف شده در خصوص چيدمان اقلام ضروري و نيز كوچك بودن فضاي كاري است.

3.     پاكيزه سازي : جنبش پاكيزه سازي، پاكيزه داري، رنگ آميزي و زيبا سازي محيط كار

سومين اصل ساماندهي محيط كار است و به معناي پيشگيري از كثيفي و پاكيزه نگهداشتن محيط، اموال و افراد و حذف يا كنترل آلاينده ها

مي باشد. هدف از تميزي، پاك كردن و نظافت كامل محيط كار و لوازم مورد استفاده است به نحوي كه هيچ گونه گرد و غبار، آلودگي و زوائدوجود نداشته باشد. اين پاكسازي، همراه با بازرسي و بازبيني انجام شده و باعث مي شود كه لوازم و وسايل مورد استفاده، هميشه در مناسب

ترين شرايط باشند. تميز و مرتب بودن وسائل، علاوه بر ايجاد محيطي دلپذير، موجب نگهداري و حفاظت از وسايل مورد استفاده شده و

اشكالات احتمالي با وضوح و آساني بيشتري قابل مشاهده خواهند بود.

آسيب شناسي اين اصل عدم تخصيص بودجه كافي براي انجام فعاليت هاي پاكسازي و زيباسازي است.

4.     استانداردسازي : استاندارد سازي بهترين وضعيت حاصله از اجراي سه گام قبلي

به عنوان  Sچهارم شناخته مي شود و به معناي تداوم،استاندارد سازي و حفظ وضع مطلوب ناشي از اجراي سه اصل اول و رعايت ايمني در كار ميباشد

هدف از آن، حفظ، نگهداري و استانداردسازي است به نحوي كه از به هم خوردن دوباره نظم ايجاد شده جلوگيري به عمل آيد. تمام افراد ممكن است در

زمانهاي مختلفي، نسبت به تميزكاري و مرتب كردن محل كار خود اقدام كنند ولي به خاطر عدم تكرار مناسب اقدامات، پس از گذشت چند روز، نظم و

ترتيب ايجاد شده دوباره به هم مي ريزد. هدف از اصل استانداردسازي اين است كه با رعايت مرتب و منظم عمليات ساماندهي، ترتيب، پاكيزگي و

ايجاد و برقراري قوانين و قواعد خاص از بهم ريختگي دوباره محل كار و اطلاعات، جلوگيري به عمل آيد.

بدين ترتيب براي هر يك از اصول سه گانه، با تهيه و تدوين استانداردها و استفاده از دستورالعمل و روش هاي خاص، سعي مي شود محيط كاري،

همواره سامان يافته باشد و حتي روز به روز بر تميزي و مرتب بودن آن افزوده شود. به عنوان مثال، براي شناسايي و دور ريختن اقلام غيرضروري،

نيازمند قواعدي هستيم كه بر اساس آنها بتوانيم اصل ساماندهي را همواره رعايت كنيم. در مرتب ساختن اقلام، بايد محل نگهداري اشياء به تفكيك و با

برچسب ها و شناسه هاي مناسب، تعيين شده و نيز شيوه هاي نگهداري و استفاده از آنها معلوم و معين باشد. بنابراين اصل استانداردسازي، به معني

تعريف و تعيين مقررات، استانداردها و قواعد مربوط به تكرار منظم فعاليتهاي ساماندهي، ترتيب و پاكيزگي است تا محيط كاريمان، همواره سامان يافته

باشد.

آسيب شناسي اين اصل عدم همكاري و علاقه مندي كاركنان صاحب نظر و ذيربط در تدوين استانداردهاي آراستگي است .  

5.  انضباط): ايجاد سيستمي آموزشي ، مشاركتي ، انضباطي و بازرسي براي حفظ استانداردهاي بهترین وضعیت حاصله

انضباط آخرين اصل ساماندهي محيط كار است و به معناي آموزش كاربردي مفاهيم به تمامي كاركنان، جلب مشاركت عمومي و تدوين، ابلاغ واجراي مقررات سازمان مي باشد. منظور از آن حفظ نظم و تبديل ساماندهي به عنوان يك رفتار عمومي و رقابت در بين افراد (عادت) است كه از طريق آموزش و آماده سازي كاركنان براي رعايت اصول ساماندهي محيط كار(فرهنگ سازي) برآورده مي شود.مطابق اين اصل، تكاليف و وظايف هر يك ازافراد در اجراي شيوه هاي ساماندهي و پيروي از دستورالعملها و قواعد، تعيين شده و بر نحوه انجام فعاليتها، نظارت مي شود. علاوه بر موارد فوق ازروشهاي ايجاد انگيزه مانند فراهم آوردن شرايط رقابت سالم بين افراد و بخش ها، انتخاب و تشويق افراد و بخش هاي موفق در اجرا و سایر شیوه های مناسب استفاده مي شود. با رعايت اين اصل،مشاركت و همكاري تمام افراد در پاكسازي و حفظ پاكيزگي و انضباط محيط كاري جلب مي گردد.

بنابراين در هر محيط كاري بايد شيوه هاي مناسب براي برآوردن اين هدف، شناسايي، طراحي و اجرا گردد.

آسيب شناسي اين اصل عدم جديت در انجام مميزي ها و نيز نبود حساسيت در مديران خصوصا" مدير ارشد درباره نتايج مميزي هاي انجام شده.

دستاوردهاي اجراي نظام 5S

·        بهبود بهره وري شركت بوسيله شناسايي و رفع اتلافهاي سازماني و اداري (MUDA) ناشي از فقدان نظام آراستگي

·        ارتقاء روحيه كاري، رضايتمندي شغلي و شادابي كاركنان به دليل زيباسازي و آراستگي محيط كار

·        پوياتر نمودن فرهنگ سازماني و فعالسازي كاركنان در جهت مشاركت و بهبودجويي در محيط كار

·        ايجاد و تقويت روحيه كار گروهي و تيمي به دليل آموزش آن در خلال پروژه و استقرار نظام 5S در قالب كار تيمي

·        بهبود كيفيت خدمات ارائه شده

·        بهبود در وضعيت ايمني محيط كار

·        بهبود روابط انساني

·        دسترسي سريع به اسناد ، مدارك و سوابق

·   ايجاد بستر و زمينه مناسب براي اجراي ساير نظام هاي مديريتي، از جهت عادت به نظم پذيري و استانداردسازي سيستم

·        تسريع در جابجايي

·        كاهش هزينه هاي در گردش

·        بهبود و تقويت عملكرد تيمهاي كاري

مراحل پياده سازي :

 1.  بسترسازي و فراهم كردن زمينه هاي فرهنگي لازم

2.  سازماندهي و آغاز رسمي نهضت توسط مديريت ارشد

3.  پاكسازي عمومي

4.  آغاز فرآيند تشخيص و تفكيك ضروري از غير ضروري

5.  انجام وظايف روزانه تشخيص ، ترتيب و تنظيف

6.  مميزي دوره اي